Сколько питы заказывать для кафе: расчёт партии и запаса

Формула: сколько питы заказывать для кафе на один цикл

Нужное количество даёт формула из четырёх чисел: порции в день умножаются на дни между поставками, а сверху добавляются процент на списание и запас. Закупка без расчёта сводится к «возьмём чуть больше»: в пиковый день основы не хватает, а в тихую неделю часть уходит в мусор.

Потребность, шт. = Q × D × (1 + w + s)

Где:

• Q: количество основ (пит или лаф) в день, берётся из отчёта кассы за 4–8 недель.
• D: сколько рабочих дней должна покрыть одна поставка, это ваш график заявок.
• w: доля списаний, 0,03 означает 3%, берётся из журнала списаний.
• s: страховой запас в долях от базовой потребности, зависит от разброса между средним и пиковым днём.

Одна порция равна одной основе. Если в блюде две лафы, считайте две. В каталоге PITA лист для заворачивания называется лафой (L и XL). Возьмём кафе, где Q = 150, D = 4, w = 0,03 и s = 0,15: 150 × 4 × 1,18 = 708 штук. Это ещё не заявка, потому что питу продают партиями, и число нужно округлить вверх (об этом ниже).

В примерах ниже s равен 15–20%, а w равен 3%. Это условные числа для расчёта, а не норма: свои s и w даст журнал списаний и разброс продаж за несколько недель. Чем сильнее скачет спрос, тем больше s.

Число D задаёт ритм поставок. Три варианта ритма поставок для кафе с ровным спросом:

• Раз в неделю: D 6–7, для хвоста партии нужна морозилка, 4 отправки за 4 недели.
• Два раза в неделю: D 3–4, можно обойтись без морозилки, 8 отправок.
• Три раза в неделю: D 2–3, морозилка не нужна, 12 отправок.

Частые отправки уменьшают запас на полке и списания, но каждая стоит по тарифу перевозчика, а платит заказчик.

Ещё одно число, L, это срок поставки в днях от заявки до прихода питы. Он нужен для точки перезаказа, о ней ниже.

Срок хранения ограничивает D. В закрытой упаковке пита и лафа хранятся до 5 дней (страница «Оплата и доставка»); с какого момента считается срок, уточните у менеджера. Поэтому D больше 4–5 дней означает, что хвост партии придётся замораживать.

Касса и пики: откуда брать порции, когда они скачут

Порции в день берутся из отчёта кассы о продажах по позициям, и нужны они отдельно по дням недели, а не одним средним числом.

Данные из кассы

1. Выгрузите продажи по блюдам за 8 недель (минимум за 4), с разбивкой по дням.
2. Оставьте блюда, где есть пита или лафа. Для каждого выпишите, сколько основ идёт на порцию и какого размера. Как подобрать размер под блюдо, расписано в статье Как выбрать размер питы для шаурмы, кебаба и фалафеля.
3. Умножьте проданные порции на число основ и сложите отдельно по каждому размеру.
4. Сгруппируйте по дням недели и возьмите среднее для каждого: все понедельники вместе, все субботы вместе.
5. Отметьте дни-аномалии: закрыто, мероприятие, сбой кассы. Их или вычеркните, или учитывайте отдельной строкой.

Пример технологической карты с условными нормами:

• Шаурма: лафа L, 1 шт. на порцию.
• Пита с фалафелем и тахини: пита 15 см, 1 шт.
• Пита с яйцом и сыром на завтрак: пита 15 см, 1 шт.
• Сет мини-пит для кейтеринга: пита БИС (9,5 см), 3 шт.

Здесь сет мини-пит, проданный 40 раз, добавляет к Q 120 основ БИС, а не 40.

Проданные порции не равны израсходованным основам. Пробные порции, порции для персонала и переделанные блюда уходят со склада, но в кассе их нет. Именно для этого в формуле стоит w.

Раз в месяц сверяйте прогноз с фактом: (факт минус прогноз) ÷ прогноз. Если ошибка несколько недель подряд имеет один знак, сдвигайте Q в эту сторону. Если знак прыгает, поднимайте s, потому что проблема в разбросе, а не в среднем.

У заведения, которое только открывается, данных нет. В первый месяц заказывайте по одной партии 50 или 100 штук на размер и ведите таблицу из раздела ниже: через четыре недели Q будет вашим, а не угаданным.

Выходные, дождь, акции, доставка

Пиковые дни лучше считать коэффициентом: средние продажи этого дня недели делятся на средние продажи за день по всей неделе. Ниже условный пример, подставьте свои цифры.

Коэффициенты в примере: понедельник и вторник по 0,8 (120 основ при среднем 150), среда и четверг по 0,9 (135), пятница 1,2 (180), суббота 1,3 (195), воскресенье 1,1 (165). Сумма коэффициентов 7,0, неделя вместе 1050 основ.

Поставка на понедельник–четверг покрывает 510 штук, а не 600, которые дало бы среднее: 90 лишних. Поставка на пятницу–воскресенье покрывает 540, а среднее дало бы 450: не хватает тех же 90. Среднее число для всех дней ломает заявку в обе стороны.

С коэффициентами две поставки недели считаются иначе (суммарная потребность, до раскладки по размерам). Понедельник–четверг: 510 × 1,18 = 602, это 8 партий по 80 и 640 штук. Пятница–воскресенье: 540 × 1,18 = 638, снова 8 партий по 80 и 640 штук. Обе заявки получаются одинаковыми.

С дождём, морозом и праздниками работает тот же метод: сравните дни с дождём с соседними сухими в своей кассе и запишите разницу. Готового коэффициента «на дождь» нет, он разный для зала, выноса и доставки.

Во время акции потребность растёт на Q × прирост × число дней. Условно: прирост 30% на три дня даёт 150 × 0,3 × 3 = 135 дополнительных штук. Если акцию запускает сервис доставки, сверьте дату старта со сроком поставки (раздел дальше) и ставьте заявку с запасом.

Сезон

Сезонный индекс месяца равен продажам месяца, делённым на средний месяц года. Если июль у вас на 20% выше среднего, умножайте Q на 1,2: 150 × 1,2 = 180. При индексе января 0,85 получится 128 (127,5 округлено вверх). Для индексов нужен хотя бы год данных. До этого держите s выше и пересматривайте Q каждый месяц.

Партия питы: округление до 50, 80, 100, 200, 500 или 1000

Пита и лафа продаются партиями по 50, 80, 100, 200, 500 или 1000 штук, поэтому результат формулы всегда округляется вверх до целого числа партий. Выбирайте тот размер партии, при котором излишек наименьший.

Для потребности 708 штук из примера кафе получается так:

• 15 партий по 50: 750 штук, излишек 42.
• 9 партий по 80: 720 штук, излишек 12.
• 8 партий по 100: 800 штук, излишек 92.
• 4 партии по 200: 800 штук, излишек 92.
• 2 партии по 500: 1000 штук, излишек 292.
• 1 партия 1000: 1000 штук, излишек 292.

Ближе всего к потребности партия 80, излишек 12 штук. Цена за штуку в каталоге питы и лафы одинакова для партий от 50 до 500 штук, поэтому большая партия ничего не удешевляет: выбирать нужно по излишку, месту в морозилке и бюджету на цикл. Строки 500 × 2 и 1000 × 1 дают 1000 штук, а от 1000 штук цену считает менеджер, поэтому крупные объёмы согласовывайте заранее: см. оптовые условия.

Округление делается отдельно для каждого размера. Три размера дают три округления, и суммарный излишек обычно больше, чем при одном размере.

Три примера: киоск, кафе и кухня доставки

Ниже три расчёта по одной формуле. Все числа ниже условные, подставьте свои. Цены питы и лафы взяты из оптовой таблицы, окончательную сумму и сроки подтверждает менеджер.

Киоск, 60 порций в день. Пита 15 см по 22 грн: 360 × 1,23 = 443, округление даёт 9 партий по 50 и 450 штук. Цикл в 6 дней длиннее 5 дней хранения в закрытой упаковке, поэтому потребность двух последних дней, 2 × 60 = 120 штук, отправляйте в морозильную камеру в день получения. Без морозилки сокращайте цикл до трёх дней, чтобы уложиться в срок 5 дней: 60 × 3 × 1,23 = 222, это 3 партии по 80 и 240 штук. Платите примерно за две-три отправки в неделю, зато замораживать ничего не нужно.

Кафе, 150 порций в день. Основы разложены по блюдам, и каждый размер округляется отдельно.

• Пита 15 см (110 г) по 22 грн: Q 100, за цикл 400, с w и s 472; 6 партий по 80 дают 480 штук, сумма 10 560 грн.
• Пита 18 см (130 г) по 25 грн: Q 35, за цикл 140, с w и s 166; 4 партии по 50 дают 200 штук, сумма 5000 грн.
• Лафа L (21 × 27 см, 110 г) по 25 грн: Q 15, за цикл 60, с w и s 71; 1 партия 80 даёт 80 штук, сумма 2000 грн.

Итого: Q 150, за цикл 600, с w и s 709, заявка 760 штук на 17 560 грн.

В сводной таблице выше 709, а не 708: каждый размер округляется вверх отдельно (472 + 166 + 71), а 708 это тот же расчёт для всей потребности вместе.

Если бы все 150 порций брали одну питу, вышло бы 708 штук и 720 после округления. По раскладке 760: на 40 штук больше, зато в шаурму идёт лафа, а в мясную порцию большая пита.

Кухня доставки, 300 порций в день. Лафа L для шаурмы и роллов. Цикл 4 дня: 1200 × 1,23 = 1476, три партии по 500 дают 1500 штук. Страховой запас в 20% от 1200, то есть 240 штук, держите замороженным и размораживайте в пиковые дни. От 1000 штук цену считает менеджер, поэтому суммы в таблице нет.

Срок поставки и точка перезаказа

Срок поставки L это время от заявки до дня, когда пита лежит у вас на полке, и складывается из четырёх этапов:

1. Заявка: корзина или форма, затем звонок менеджера. Менеджер звонит после заявки.
2. Реквизиты и оплата: менеджер присылает реквизиты, оплата безналичная. Зависит от вас, условно 1 день.
3. Подготовка: сборка заказа, от 1 до 3 рабочих дней после оплаты.
4. Дорога: Новая почта по Украине, зависит от города и перевозчика, условно 1–2 дня.

Подготовка взята со страницы «Оплата и доставка», там же сказано, что доставку оплачивает заказчик по тарифам перевозчика. Остальные сроки условные. В худшем случае выходит 1 + 1 + 3 + 2 = 7 дней; точные сроки для вашего города подтверждает менеджер. В примерах таблицы L = 5.

Точка перезаказа (ROP) показывает, при каком остатке пора подавать заявку. Это рабочая формула для расчёта, а не норма:

ROP = Q × L + S, где S = Q × D × s

Для кафе из примера: 150 × 5 + 90 = 840 штук. Остатком считайте всё вместе: на полке, в морозилке и то, что уже едет. Когда эта сумма упала до 840, заявка подаётся в тот же день, даже если товара ещё хватает на несколько дней. Тогда новая партия успеет прийти до того, как закончится старая.

ROP точен настолько, насколько точен Q для дней между заявкой и поставкой. Если заявка уходит во вторник вечером, а L = 5, между ней и приходом лежат среда–воскресенье: 135 + 135 + 180 + 195 + 165 = 810 штук по коэффициентам вместо 750 по среднему. Разница 60 штук съедает две трети страхового запаса в 90, так что для таких дней берите их собственные коэффициенты.

Для кухни доставки ROP равен 1740, больше самой заявки на 1500. Это значит, что одна поставка всегда в дороге.

Заморозка как буфер, списания и недостача

Запас питы в морозилке работает как страховой: по данным PITA, при −18 °C продукция хранится до 180 дней. В закрытой упаковке без заморозки срок до 5 дней.

Как использовать морозилку

• Страховой запас S кладите в морозилку сразу при приёмке.
• Разделите его на порции по количеству, нужному на смену, и не размораживайте больше, чем нужно.
• Размораживайте заранее, перед наполнением прогревайте основу.
• Даже самый большой излишек из списка партий (292 штуки при партии 500) это меньше двух дней продаж того кафе (292 ÷ 150 = 1,95), так что его можно заморозить.

Правила хранения подробно расписаны в статье Как хранить и замораживать питу и лафу в заведении.

Учёт списаний

Недельный журнал списаний разбивайте по причинам: порвано при приготовлении, не успели по сроку, пробные порции и персонал, переделка после ошибки. Коэффициент w равен списанному, делённому на сумму проданного и списанного за неделю. Пример: за неделю продано 1050 основ, списано 32, тогда w = 32 ÷ (1050 + 32) ≈ 0,03. Если он растёт, ищите причину, а не увеличивайте w в формуле: заявка, которая растёт вместе со списаниями, лишь откладывает проблему.

Недостача при приёмке

Посчитайте штуки при получении и сравните с заявкой и счётом. Если количество или качество не совпадает с заявкой, напишите менеджеру в день получения и приложите фото упаковки и товара: так сказано на странице «Обмен и возврат». В таблице учёта заказанное и принятое держите в разных столбцах: разница между ними и есть недостача. В w она не входит: w это ваши потери, а недостача это сбой поставки, и записывать их стоит отдельно, чтобы не путать причины.

Недельная таблица для заполнения

Строка на день, в конце недели итог.

Остаток на вечер равен остатку на утро плюс пришло, минус факт, минус списано. В заметке пишите дождь, акцию, событие: через месяц это готовая база коэффициентов. В конце недели:

1. Q = сумма фактов ÷ число дней.
2. w = списано ÷ (факт + списано).
3. Пик = наибольший факт ÷ Q. Разница между пиком и единицей подсказывает s.
4. Сверьте остаток с ROP и решите, подавать ли заявку.

Типичные ошибки

Заявка на глаз. «В прошлый раз хватило» не учитывает ни праздники, ни дождь, ни акцию. Посчитайте по формуле один раз, потом просто обновляйте цифры.

Один размер на все блюда. Лафа для шаурмы и пита 15 см считаются отдельными строками. Иначе одной основы не хватит, а другой останется гора.

Двойной запас на всякий случай. Страховой запас уже заложен в формулу как s, а подавать заявку помогает ROP.

Брать большую партию ради цены. Для партий от 50 до 500 штук цена за штуку в каталоге одинакова, а от 1000 штук цену считает менеджер, так что излишек только занимает место в морозилке.

Сколько стоят эти ошибки, видно на примере кафе:

• Усреднённые дни вместо коэффициентов: цикл пн–чт на 90 штук больше потребности, цикл пт–вс на 90 меньше.
• Заявка вдвое «на всякий случай»: 2 × 760 = 1520 штук, то есть больше 10 дней продаж при сроке в закрытой упаковке до 5 дней.
• Срок считают от звонка, а не от заявки: вместо L = 5 берут L = 3, и ROP выходит 150 × 3 + 90 = 540 вместо 840, заявка опаздывает на 300 штук, это 2 дня продаж.
• Не обновили расчёт после смены меню: Q по размерам сдвинулся, а заявка осталась прежней.

Частые вопросы

Сколько лафы нужно на день для кафе?

Столько, сколько основ уходит в блюда: одна лафа на порцию шаурмы или ролла. Возьмите проданные порции из отчёта кассы за 4–8 недель, умножьте на число основ в блюде и разделите на количество дней.

Сколько питы заказывать в первый раз, когда нет данных?

По одной партии 50 или 100 штук на каждый размер. Ведите таблицу неделю-две, а потом считайте по формуле с реальным Q.

Что делать, если питы не хватило посреди недели?

Свяжитесь с менеджером и уточните, что можно заказать и в какие сроки. Учтите, что подготовка занимает от 1 до 3 рабочих дней после оплаты, плюс дорога. Поэтому запас и ROP нужны заранее.

Можно ли объединить разные размеры и партии в одной заявке?

Вопрос о смешанных размерах в одной заявке уточните у менеджера во время звонка. Для расчёта каждый размер считайте отдельно, как в примере кафе.

Стоит ли держать весь запас в морозилке?

Запас S можно держать замороженным: по данным PITA, при −18 °C продукция хранится до 180 дней. Сколько именно, зависит от вашего s и от объёма морозильной камеры.