Скільки піти замовляти для кафе: розрахунок партії та запасу

Формула: скільки піти замовляти для кафе на один цикл

Потрібну кількість показує формула з чотирьох чисел: порції на день множаться на дні між поставками, а зверху додаються відсоток на списання й запас. Закупівля без розрахунку зводиться до «візьмемо трохи більше»: у піковий день основи бракує, у тихий тиждень частина йде у смітник.

Потреба, шт. = Q × D × (1 + w + s)

Де:

• Q: кількість основ (піт або лаф) на день, береться зі звіту каси за 4–8 тижнів.
• D: скільки робочих днів має покрити одна поставка, це ваш графік заявок.
• w: частка списань, 0,03 означає 3%, береться з журналу списань.
• s: страховий запас у частках від базової потреби, залежить від розкиду між середнім і піковим днем.

Одна порція дорівнює одній основі. Якщо в страві дві лафи, рахуйте дві. У каталозі PITA лист для загортання називається лафою (L і XL). Візьмемо кафе, де Q = 150, D = 4, w = 0,03 і s = 0,15: 150 × 4 × 1,18 = 708 штук. Це ще не заявка, бо піту продають партіями, і число треба округлити вгору (про це нижче).

У прикладах нижче s дорівнює 15–20%, а w дорівнює 3%. Це умовні числа для розрахунку, а не норма: власні s і w дадуть журнал списань і розкид продажів за кілька тижнів. Чим сильніше стрибає попит, тим більше s.

Число D задає ритм поставок. Три варіанти ритму поставок для кафе з рівним попитом:

• Раз на тиждень: D 6–7, для хвоста партії потрібна морозилка, 4 відправки за 4 тижні.
• Двічі на тиждень: D 3–4, можна обійтися без морозилки, 8 відправок.
• Тричі на тиждень: D 2–3, морозилка не потрібна, 12 відправок.

Частіші відправки зменшують запас на полиці й списання, але кожна коштує за тарифом перевізника, який оплачує замовник.

Ще одне число, L, це строк поставки в днях від заявки до приходу піти. Він потрібен для точки перезамовлення, про неї нижче.

Строк зберігання обмежує D. У закритій упаковці піта й лафа зберігаються до 5 днів (сторінка «Оплата і доставка»); з якого моменту рахується строк, уточніть у менеджера. Тому D більше 4–5 днів означає, що хвіст партії доведеться заморожувати.

Каса і піки: де взяти порції, коли вони стрибають

Порції на день беруться зі звіту каси про продажі за позиціями, і потрібні вони окремо по днях тижня, а не одним середнім числом.

Дані з каси

1. Вивантажте продажі по стравах за 8 тижнів (мінімум за 4), з розбивкою по днях.
2. Залиште страви, де є піта або лафа. Для кожної випишіть, скільки основ іде на порцію й якого розміру. Як підібрати розмір під страву, розписано в статті Як обрати розмір піти для шаурми, кебаба та фалафеля.
3. Помножте продані порції на число основ і складіть окремо по кожному розміру.
4. Згрупуйте за днями тижня й візьміть середнє для кожного: всі понеділки разом, всі суботи разом.
5. Позначте дні-аномалії: закрито, захід, збій каси. Їх або викресліть, або враховуйте окремим рядком.

Приклад технологічної карти з умовними нормами:

• Шаурма: лафа L, 1 шт. на порцію.
• Піта з фалафелем і тахіні: піта 15 см, 1 шт.
• Сніданкова піта з яйцем і сиром: піта 15 см, 1 шт.
• Сет міні-пітів для кейтерингу: піта БІС (9,5 см), 3 шт.

Тут сет міні-пітів, проданий 40 разів, додає до Q 120 основ БІС, а не 40.

Продані порції не дорівнюють витраченим основам. Пробні порції, порції для персоналу й перероблені страви зникають зі складу, але в касі їх немає. Саме для цього у формулі стоїть w.

Раз на місяць звіряйте прогноз із фактом: (факт мінус прогноз) ÷ прогноз. Якщо помилка кілька тижнів поспіль має один знак, зсувайте Q у цей бік. Якщо знак стрибає, піднімайте s, бо проблема в розкиді, а не в середньому.

Заклад, який тільки відкривається, даних не має. У перший місяць замовляйте по одній партії 50 або 100 штук на розмір і ведіть таблицю з розділу нижче: через чотири тижні Q буде вашим, а не вгаданим.

Вихідні, дощ, акції, доставка

Пікові дні краще рахувати коефіцієнтом: середні продажі цього дня тижня діляться на середні продажі за день по всьому тижню. Нижче умовний приклад, підставте свої цифри.

Коефіцієнти в прикладі: понеділок і вівторок по 0,8 (120 основ при середньому 150), середа й четвер по 0,9 (135), п'ятниця 1,2 (180), субота 1,3 (195), неділя 1,1 (165). Сума коефіцієнтів 7,0, тиждень разом 1050 основ.

Поставка на понеділок–четвер покриває 510 штук, а не 600, які дало б середнє: 90 зайвих. Поставка на п'ятницю–неділю покриває 540, а середнє дало б 450: бракує тих самих 90. Середнє число для всіх днів ламає заявку в обидва боки.

З коефіцієнтами дві поставки тижня рахуються інакше (сумарна потреба, до розкладки за розмірами). Понеділок–четвер: 510 × 1,18 = 602, це 8 партій по 80 і 640 штук. П'ятниця–неділя: 540 × 1,18 = 638, знову 8 партій по 80 і 640 штук. Обидві заявки виходять однакові.

З дощем, морозом і святами працює той самий метод: порівняйте дні з дощем із сусідніми сухими у своїй касі й запишіть різницю. Готового коефіцієнта «на дощ» немає, він різний для залу, винесення й доставки.

Під час акції потреба зростає на Q × приріст × кількість днів. Умовно: приріст 30% на три дні дає 150 × 0,3 × 3 = 135 додаткових штук. Якщо акцію запускає сервіс доставки, звірте дату старту зі строком поставки (розділ далі) і ставте заявку із запасом.

Сезон

Сезонний індекс місяця дорівнює продажам місяця, поділеним на середній місяць року. Якщо липень у вас на 20% вище середнього, множте Q на 1,2: 150 × 1,2 = 180. При індексі січня 0,85 вийде 128 (127,5 округлено вгору). Для індексів потрібен хоча б рік даних. До того тримайте s вище й переглядайте Q щомісяця.

Партія піти: округлення до 50, 80, 100, 200, 500 або 1000

Піта й лафа продаються партіями по 50, 80, 100, 200, 500 або 1000 штук, тому результат формули завжди округлюється вгору до цілої кількості партій. Обирайте той розмір партії, при якому надлишок найменший.

Для потреби 708 штук з прикладу кафе виходить так:

• 15 партій по 50: 750 штук, надлишок 42.
• 9 партій по 80: 720 штук, надлишок 12.
• 8 партій по 100: 800 штук, надлишок 92.
• 4 партії по 200: 800 штук, надлишок 92.
• 2 партії по 500: 1000 штук, надлишок 292.
• 1 партія 1000: 1000 штук, надлишок 292.

Найближчою до потреби виходить партія 80, надлишок 12 штук. Ціна за штуку в каталозі піти й лафи однакова для партій від 50 до 500 штук, тож більша партія нічого не здешевлює: обирати треба за надлишком, місцем у морозилці й бюджетом на цикл. Рядки 500 × 2 і 1000 × 1 дають 1000 штук, а від 1000 штук ціну рахує менеджер, тому великі обсяги узгоджуйте наперед: див. гуртові умови.

Округлення робиться окремо для кожного розміру. Три розміри дають три округлення, і сумарний надлишок зазвичай більший, ніж при одному розмірі.

Три приклади: кіоск, кафе і кухня доставки

Нижче три розрахунки за однією формулою. Усі числа нижче умовні, підставте свої. Ціни піти й лафи взято з гуртової таблиці, остаточну суму й строки підтверджує менеджер.

Кіоск, 60 порцій на день. Піта 15 см по 22 грн: 360 × 1,23 = 443, округлення дає 9 партій по 50 і 450 штук. Цикл у 6 днів довший за 5 днів зберігання в закритій упаковці, тому потребу двох останніх днів, 2 × 60 = 120 штук, відправляйте в морозильну камеру в день отримання. Без морозилки скорочуйте цикл до трьох днів, щоб вкластися в строк 5 днів: 60 × 3 × 1,23 = 222, це 3 партії по 80 і 240 штук. Оплачуєте приблизно дві-три відправки на тиждень, зате заморожувати нічого не треба.

Кафе, 150 порцій на день. Основи розкладено за стравами, і кожен розмір округлюється окремо.

• Піта 15 см (110 г) по 22 грн: Q 100, за цикл 400, з w і s 472; 6 партій по 80 дають 480 штук, сума 10 560 грн.
• Піта 18 см (130 г) по 25 грн: Q 35, за цикл 140, з w і s 166; 4 партії по 50 дають 200 штук, сума 5000 грн.
• Лафа L (21 × 27 см, 110 г) по 25 грн: Q 15, за цикл 60, з w і s 71; 1 партія 80 дає 80 штук, сума 2000 грн.

Разом: Q 150, за цикл 600, з w і s 709, заявка 760 штук на 17 560 грн.

У зведеній таблиці вище 709, а не 708: кожен розмір округлюється вгору окремо (472 + 166 + 71), а 708 це той самий розрахунок для всієї потреби разом.

Якби всі 150 порцій брали одну піту, вийшло б 708 штук і 720 після округлення. За розкладкою 760: на 40 штук більше, але в шаурму йде лафа, а в м'ясну порцію більша піта.

Кухня доставки, 300 порцій на день. Лафа L для шаурми й ролів. Цикл 4 дні: 1200 × 1,23 = 1476, три партії по 500 дають 1500 штук. Страховий запас у 20% від 1200, тобто 240 штук, тримайте замороженим і розморожуйте в пікові дні. Від 1000 штук ціну рахує менеджер, тому суми в таблиці немає.

Строк поставки і точка перезамовлення

Строк поставки L це час від заявки до дня, коли піта лежить у вас на полиці, і складається з чотирьох етапів:

1. Заявка: кошик або форма, потім дзвінок менеджера. Менеджер телефонує після заявки.
2. Реквізити й оплата: менеджер надсилає реквізити, оплата безготівкова. Залежить від вас, умовно 1 день.
3. Підготовка: збирання замовлення, від 1 до 3 робочих днів після оплати.
4. Дорога: Нова пошта по Україні, залежить від міста й перевізника, умовно 1–2 дні.

Підготовка взята зі сторінки «Оплата і доставка», там само сказано, що доставку оплачує замовник за тарифами перевізника. Інші строки умовні. У гіршому випадку виходить 1 + 1 + 3 + 2 = 7 днів; точні строки для вашого міста підтверджує менеджер. У прикладах таблиці L = 5.

Точка перезамовлення (ROP) показує, при якому залишку вже час подавати заявку. Це робоча формула для розрахунку, а не норма:

ROP = Q × L + S, де S = Q × D × s

Для кафе з прикладу: 150 × 5 + 90 = 840 штук. Залишком вважайте все разом: на полиці, у морозилці й те, що вже їде. Коли ця сума впала до 840, заявка подається того ж дня, навіть якщо товару ще вистачає на кілька днів. Тоді нова партія встигне прийти до того, як закінчиться стара.

ROP точний настільки, наскільки точний Q для днів між заявкою й поставкою. Якщо заявка йде у вівторок увечері, а L = 5, між нею й приходом лежать середа–неділя: 135 + 135 + 180 + 195 + 165 = 810 штук за коефіцієнтами замість 750 за середнім. Різниця 60 штук з'їдає дві третини страхового запасу в 90, тож для таких днів беріть їхні власні коефіцієнти.

Для кухні доставки ROP дорівнює 1740, більше за саму заявку на 1500. Це означає, що одна поставка завжди в дорозі.

Заморозка як буфер, списання й нестача

Запас піти в морозилці працює як страховий: за даними PITA, за −18 °C продукція зберігається до 180 днів. У закритій упаковці без заморожування строк до 5 днів.

Як використовувати морозилку

• Страховий запас S кладіть у морозилку одразу при прийманні.
• Поділіть його на порції по кількості, потрібній на зміну, і не розморожуйте більше, ніж потрібно.
• Розморожуйте заздалегідь, перед наповненням прогрівайте основу.
• Навіть найбільший надлишок зі списку партій (292 штуки при партії 500) це менше двох днів продажів того кафе (292 ÷ 150 = 1,95), тож його можна заморозити.

Правила зберігання докладно розписано в статті Як зберігати та заморожувати піту й лафу в закладі.

Облік списань

Тижневий журнал списань розбивайте на причини: порвано при приготуванні, не встигли за строком, пробні порції й персонал, переробка після помилки. Коефіцієнт w дорівнює списаному, поділеному на суму проданого й списаного за тиждень. Приклад: за тиждень продано 1050 основ, списано 32, тоді w = 32 ÷ (1050 + 32) ≈ 0,03. Якщо він росте, шукайте причину, а не збільшуйте w у формулі: заявка, що росте разом зі списаннями, лише відтерміновує проблему.

Нестача при прийманні

Порахуйте штуки при отриманні й порівняйте із заявкою та рахунком. Якщо кількість чи якість не збігається із заявкою, напишіть менеджеру в день отримання та додайте фото упаковки й товару: так сказано на сторінці «Обмін та повернення». У таблиці обліку замовлене й прийняте тримайте в різних стовпцях: різниця між ними й є нестача. До w вона не входить: w це ваші втрати, а нестача це збій поставки, і записувати їх варто окремо, щоб не плутати причини.

Тижнева таблиця для заповнення

Рядок на день, у кінці тижня підсумок.

Залишок на вечір дорівнює залишку на ранок плюс прийшло, мінус факт, мінус списано. У нотатці пишіть дощ, акцію, подію: через місяць це готова база коефіцієнтів. У кінці тижня:

1. Q = сума фактів ÷ кількість днів.
2. w = списано ÷ (факт + списано).
3. Пік = найбільший факт ÷ Q. Різниця між піком і одиницею підказує s.
4. Звірте залишок із ROP і вирішіть, чи подавати заявку.

Типові помилки

Заявка на око. «Минулого разу вистачило» не враховує ні свята, ні дощ, ні акцію. Порахуйте за формулою раз, потім просто оновлюйте цифри.

Один розмір на всі страви. Лафа для шаурми й піта 15 см рахуються окремими рядками. Інакше однієї основи забракне, а іншої залишиться гора.

Подвійний запас про всяк випадок. Страховий запас уже закладено у формулу як s, а подавати заявку допомагає ROP.

Брати більшу партію заради ціни. Для партій від 50 до 500 штук ціна за штуку в каталозі однакова, а від 1000 штук ціну рахує менеджер, тож надлишок лише забирає місце в морозилці.

Скільки коштують ці помилки, видно на прикладі кафе:

• Усереднені дні замість коефіцієнтів: цикл пн–чт на 90 штук більший за потребу, цикл пт–нд на 90 менший.
• Заявка вдвічі «про всяк випадок»: 2 × 760 = 1520 штук, тобто понад 10 днів продажів при строку в закритій упаковці до 5 днів.
• Строк рахують від дзвінка, а не від заявки: замість L = 5 беруть L = 3, і ROP виходить 150 × 3 + 90 = 540 замість 840, заявка запізнюється на 300 штук, це 2 дні продажів.
• Розрахунок не оновили після зміни меню: Q за розмірами зсунувся, а заявка лишилась старою.

Часті запитання

Скільки лафи потрібно на день для кафе?

Стільки, скільки основ іде в страви: одна лафа на порцію шаурми чи ролу. Візьміть продані порції зі звіту каси за 4–8 тижнів, помножте на число основ у страві й розділіть на кількість днів.

Скільки піти замовляти вперше, коли немає даних?

По одній партії 50 або 100 штук на кожен розмір. Ведіть таблицю тиждень-два, а потім порахуйте за формулою з реальним Q.

Що робити, якщо піти не вистачило посеред тижня?

Зв'яжіться з менеджером і уточніть, що можна замовити і в які строки. Врахуйте, що підготовка займає від 1 до 3 робочих днів після оплати, плюс дорога. Тому запас і ROP потрібні наперед.

Чи можна поєднати різні розміри й партії в одній заявці?

Питання про змішані розміри в одній заявці уточніть у менеджера під час дзвінка. Для розрахунку кожен розмір рахуйте окремо, як у прикладі кафе.

Чи варто тримати весь запас у морозилці?

Запас S можна тримати замороженим: за даними PITA, за −18 °C продукція зберігається до 180 днів. Скільки саме, залежить від вашого s і від обсягу морозильної камери.